Escribir un correo electrónico puede ser una actividad rutinaria para la mayoría de nosotros, pero eso no significa que todos lo estemos haciendo bien. Esto se debe a que muchas personas no se dan cuenta de que la etiqueta del correo electrónico tiene sus propias reglas no escritas que no se parecen en nada a escribir una carta o escribir un mensaje de texto. En un momento en que la comunicación en línea se está convirtiendo en la nueva norma, saber escribir bien un correo electrónico es crucial para hacer los mandados y mantenerse en contacto con los colegas.
Al enviar un correo electrónico a una autoridad o colega, lo último que deseas es parecer descortés o molesto. Desafortunadamente, algunos de los hábitos de escritura que están bien en cartas o textos no son tan bien recibidos en un correo electrónico e incluso pueden traducirse como groseros. Desplázate hacia abajo para conocer cuáles son estos hábitos dañinos y cómo comunicarse de manera más efectiva.
Si bien la mayoría de las personas asocian los mensajes de texto con acrónimos de la jerga, también es cierto que nos estamos volviendo más tolerantes con los errores ortográficos y gramaticales cuando enviamos mensajes de texto. Esto tiene mucho sentido, ya que la velocidad de tu respuesta y el mensaje general son más importantes cuando reaccionas a un lindo video de un gato que la gramática y la puntuación.
Dicho esto, la misma regla NO se aplica a los correos electrónicos. Después de todo, generalmente tienes tiempo para elaborar y editar tu pensamiento sin la presión del tiempo al escribir un correo electrónico. Por lo tanto, se espera que controles tu ortografía, gramática y puntuación. “Si aparecen errores ortográficos y gramaticales en tu comunicación, la otra persona puede tener la impresión de que estás apurado, que no prestas atención a los detalles o que tienes una actitud descuidada”, aconseja Patricia Rossi, autora de “Etiqueta cotidiana”.
Es importante revisar cada correo electrónico que escribas, prestando mucha atención a los detalles cruciales, especialmente el nombre del destinatario, para evitar parecer descortés o desconsiderado.
La vida era más fácil en el pasado. Antes de que la comunicación en línea se convirtiera en una cosa, recibías cartas a través del correo en papel, y esas cartas tardaban días en llegar a tu hogar. Entonces, muchas personas se salieron con la suya posponiendo su respuesta a una carta que recibieron por uno o dos días. En el mundo moderno, tardar varios días en responder un correo electrónico se considera un desliz grave.
Después de todo, tu teléfono inteligente siempre está en tu bolsillo, por lo que generalmente se espera que respondas un correo electrónico dentro de un día. De hecho, muchos proveedores de correo electrónico, como Gmail, brindan el servicio de seguimiento de un correo electrónico que no recibió una respuesta durante uno o dos días, lo que demuestra que la regla está arraigada en la cultura de la comunicación moderna.
La función de "responder a todos" es muy útil si deseas que varias personas que también recibieron el mismo correo electrónico participen en una conversación. Si tienes algo importante que decir, por supuesto, comparte tus pensamientos con los demás, pero muchas personas tienden a abusar de esta función, enviando spam a la conversación con correcciones innecesarias, detalles o incluso charlas triviales.
Antes de presionar el botón "responder a todos", considera si todos en la conversación necesitan saber lo que estás escribiendo, especialmente en un entorno profesional. Después de todo, siempre puedes resolver una disputa o una pregunta incómoda a través de un correo electrónico por separado o incluso una llamada telefónica.
Lo creas o no, los emojis son una parte bastante importante de la comunicación en línea. Algunas personas pueden burlarse de los emojis, pero en ciertos casos, realmente pueden ahorrar mucho tiempo y ajustar el tono de una conversación escrita de serio a alegre, o de sarcástico a sincero. Por lo tanto, puedes usar emojis para evitar malentendidos y ahorrarte a ti y al destinatario un tiempo precioso.
Aún así, hay un momento y un lugar para los emojis y, en la mayoría de los casos, un correo electrónico oficial o profesional no se beneficiará del uso excesivo de emojis. “A veces las personas sienten la necesidad de agregar emojis para aclarar el tono con el que dijeron algo y evitar malentendidos, especialmente cuando algo tiene la intención de ser una broma, sarcástico o irónico, pero es mejor revisar lo que quieres decir para que el emoji no sea necesario en primer lugar”, afirma Nick Leighton, un experto en etiqueta.
A diferencia de las cartas, que tienden a estar cargadas de formalidades y detalles, los intercambios de correos electrónicos deben ser precisos y concisos. Al menos, eso es lo cortés y consciente que se debe hacer en un entorno profesional o en cualquier otro entorno formal. Como señaló Leighton, “Tus comunicaciones siempre deben ser respetuosas, claras, centradas en el tema y concisas”.
Pero incluso las tareas más mundanas que se resuelven a través del correo electrónico, como pedir un reembolso a una empresa, por ejemplo, es mejor dejarlas sin largas explicaciones. Solo indica los detalles de tu pedido, la razón por la cual tu caso justifica un reembolso y agradece al destinatario por su tiempo. De esta manera, estás mostrando respeto por el tiempo del destinatario y te asegurarás de obtener una respuesta más ansiosa y positiva.
El mejor lugar y ocasión para ejercitar tus habilidades de escritura, expresar tus sentimientos y describir eventos en detalle son los correos electrónicos privados, como los que envías a tus amigos o familiares.
